이사회 회의록 vs. 주주총회 의사록 차이점 완벽 정리! (초보자용 가이드)

오늘은 법인회사에서 작성하게 되는 서식 중 헷갈리기 쉬운 이사회 회의록과 주주총회 의사록에 대해 알아가 보고 차이점과 작성 시 주의사항과 작성을 해야 하는 경우 등 초보 실무자가 궁금해하는 부분을 중심으로 알아보도록 하겠습니다.

 

🚀 법인을 운영하다 보면 "이사회 회의록"과 "주주총회 의사록"을 작성해야 하는 경우가 많습니다.
하지만 두 개의 문서가 어떤 차이가 있고, 언제 필요한지 헷갈리는 경우가 많죠.

오늘은 이사회 회의록과 주주총회 의사록의 개념, 필요성, 차이점을 쉽게 설명해드리겠습니다.
이 글을 읽으면 초보자도 헷갈리지 않고 상황에 맞는 문서를 정확하게 준비할 수 있습니다!

 

 

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1. 이사회 회의록과 주주총회 의사록이란? (정의 & 개념 정리)

이사회 회의록과 주주총회 의사록의 대표적인 차이점은 아래 표와 같습니다.

구분	이사회 회의록	주주총회 의사록
정의	법인의 이사회(이사들)가 결의한 사항을 기록한 문서	법인의 주주총회에서 주주들이 결의한 사항을 기록한 문서
작성 주체	이사회(대표이사 + 이사들)	주주총회(주주들)
주요 내용	법인 운영 및 경영과 관련된 주요 의사결정	법인의 중요한 사항(대표이사 선임, 정관 변경 등)
법적 근거	상법 제393조	상법 제366조
작성 대상	이사회가 존재하는 법인 (이사 2명 이상)	주주총회를 개최해야 하는 모든 법인
제출 필요 기관	등기소, 금융기관 등	등기소, 세무서, 금융기관 등

 

📌 간단히 말해:

• 이사회 회의록은 "이사회에서 결정한 내용"을 기록한 문서
• 주주총회 의사록은 "주주총회에서 의결한 내용"을 기록한 문서

💡 즉, 법인의 운영(이사회)과 법인의 소유(주주총회)에서 각각 작성해야 하는 공식 문서입니다.

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2. 언제 이사회 회의록이 필요하고, 언제 주주총회 의사록이 필요할까?

✅ 이사회 회의록이 필요한 경우 (이사회에서 결정할 사항)

📌 법인 운영과 관련된 주요 사항을 결정할 때

✔ 대표이사의 대출 실행 승인 (금융기관 대출 승인)
✔ 법인 본점 이전 결정 (주소 변경)
✔ 신규 사업 추진 및 주요 계약 승인
✔ 자금 차입 또는 투자 유치 결정
✔ 배당금 지급 및 재무 관련 사항 결정
✔ 법인의 내부 규정 변경 또는 중요한 경영 결정

💡 즉, 이사회가 법인의 "운영"을 위해 중요한 사항을 결정할 때 작성합니다.

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✅ 주주총회 의사록이 필요한 경우 (주주총회에서 의결할 사항)

📌 법인의 중요한 의사결정을 주주들이 승인해야 할 때

✔ 대표이사 및 이사의 선임·해임 결정
✔ 정관 변경 (법인의 운영 방식 변경)
✔ 법인의 해산 또는 합병 결정
✔ 신주 발행 및 자본금 증자 결정
✔ 주식 양도 승인 및 주주 변경

💡 즉, 주주총회는 법인의 "소유자(주주)"가 법인의 큰 방향성을 결정할 때 필요합니다.

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3. 이사회 회의록 vs. 주주총회 의사록 차이점 비교 정리

비교항목	이사회회의록	주주총회 의사록
의사결정 주체	대표이사 & 이사회 (이사들)	주주총회 (주주들)
결정 권한	법인의 운영 및 경영 관련 사항	법인의 소유 및 구조 변경 관련 사항
작성 대상	이사회가 있는 법인 (이사 2명 이상)	모든 법인 (주주가 존재하는 모든 회사)
작성 빈도	수시 (이사회 개최 시마다)	연 1회 정기주주총회, 필요 시 임시주주총회
법적 제출 여부	등기 변경이 필요한 경우 제출	등기 변경이 필요한 경우 제출
대표적인 사례	본점 이전, 대출 승인, 신규 사업 결정	대표이사 선임, 정관 변경, 주식 양도

📌 쉽게 정리하면:

• 이사회 회의록은 "운영진(이사회)"이 의사결정한 내용을 정리한 문서
• 주주총회 의사록은 "주주"가 승인한 내용을 기록한 문서

💡 즉, 법인의 운영은 "이사회", 법인의 중요한 변경 사항은 "주주총회"에서 결정합니다.

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4. 이사회 회의록 & 주주총회 의사록 작성법 & 무료 서식 다운로드

📌 🔗 이사회 회의록 서식 작성 방법 및 서식 다운로드 (무료 서식 제공)
📌 🔗 주주총회 의사록 서식 작성방법 및 서식 다운로드 (무료 서식 제공)

✔ 법적 요건을 충족하는 표준 서식 제공
✔ 등기소, 금융기관 제출용으로 활용 가능
✔ 실무자가 쉽게 활용할 수 있도록 예제 포함

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5. 초보자를 위한 Q&A (자주 묻는 질문)

Q1. 모든 법인이 이사회 회의록을 작성해야 하나요?

🅰️ 아니요.

• 이사가 1명(1인 법인)인 경우, 이사회 자체가 없으므로 "주주총회 의사록"으로 대체합니다.
• 이사가 2명 이상인 경우에는 이사회 회의록을 작성해야 합니다.

Q2. 이사회 회의록과 주주총회 의사록을 둘 다 작성해야 하나요?

🅰️ 상황에 따라 다릅니다.

• 예를 들어, 대표이사를 변경하는 경우 주주총회 의사록이 필요합니다.
• 하지만, 법인이 대출을 실행하는 경우 이사회 회의록만 있으면 됩니다.
• 따라서 어떤 결정을 내리는지에 따라 필요한 문서가 다릅니다.

Q3. 법원 등기소에 제출해야 하는 경우는 언제인가요?

🅰️ 법인 등기 사항이 변경되는 경우(대표이사 변경, 본점 이전 등)에는 반드시 제출해야 합니다.

• 하지만, 대출 실행과 같은 일반적인 경영 결정의 경우 내부 보관만 하면 됩니다.

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6. 결론: 이사회 회의록과 주주총회 의사록, 상황에 맞게 작성하세요!

🚀 법인의 운영과 소유 구조에 따라, 이사회 회의록과 주주총회 의사록을 적절히 구분하여 작성해야 합니다.
🚀 이사회는 경영진(이사)이 의사결정하는 사항, 주주총회는 주주들이 승인하는 사항을 다룹니다.

📌 헷갈리지 않도록, 필요할 때 올바른 문서를 작성하세요!

👉 무료 서식 다운로드:
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🔗 주주총회 의사록 서식받기

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오늘은 초보 실무자가 헷갈리기 쉬우나 정확한 개념이해가 필요한 이사회 회의록과 주주총회 의사록에 대해서 살펴보았습니다. 법인운영에 있어서 이사회와 주주총회는 반드시 필요합니다. 또한 법인기업이 커질수록 이사회와 주주총회의 의미와 중요성은 더욱 커집니다. 오늘 살펴본 내용을 바탕으로 실무에서 이사회 회의록 작성과 주주총회 회의록 작성에 도움이 되었길 바랍니다.