초보자를 위한 발주서(Order Form) 작성 방법, 주의사항, 무료 양식 다운로드

안녕하세요. 오늘은 기업의 구매 시 빈번하게 사용하게 되는 발주서 작성방법, 주의사항을 알아보고 발주서 양식을 무료 다운로드 할 수 있도록 제공해 드리고자 합니다.

발주서(Order Form)는 구매자와 판매자 간의 거래를 명확히 기록하는 문서로, 올바르게 작성하면 거래 과정에서 발생할 수 있는 혼란을 줄이고, 효율적인 의사소통을 지원합니다. 이번 글에서는 발주서 작성 방법, 작성 시 주의사항, 그리고 무료 발주서 양식 다운로드 방법에 대해 자세히 안내하겠습니다.

 

발주서양식 작성방법 다운로드 핵심정리

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1. 발주서(Order Form)란?

발주서(Order Form)는 구매자가 판매자에게 제품이나 서비스를 요청하며 작성하는 문서입니다. 이 문서는 거래의 주요 정보를 문서화해 구매와 판매 과정을 명확히 하고, 분쟁 발생 시 중요한 증빙 자료로 활용됩니다.

주요 목적은 다음과 같습니다:

1. 거래 명확화: 거래 내용을 기록해 서로의 오해 방지
2. 문서화: 향후 거래 내역을 확인하기 위한 기록물 역할
3. 효율적인 커뮤니케이션: 주문 조건을 명확히 전달

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2. 발주서 작성 방법

발주서 작성은 구매자와 판매자 모두에게 명확한 정보 제공이 핵심입니다. 아래 항목들을 포함하면 실수 없이 발주서를 작성할 수 있습니다.

2.1 기본 정보

• 작성일: 발주서를 작성한 날짜를 명시
• 주문 번호: 발서를 구분할 고유 번호를 부여

2.2 구매자 및 판매자 정보

1. 구매자 정보
   • 회사명
   • 담당자 이름
   • 연락처 및 주소
2. 판매자 정보
   • 회사명
   • 담당자 이름
   • 연락처 및 주소

2.3 주문 내용

1. 제품 또는 서비스 정보
   • 제품명, 모델 번호, 규격 및 세부 사항
2. 수량 및 단가
   • 제품별 수량, 단가, 총 금액
3. 납기일
   • 제품이나 서비스 제공 예정 날짜

2.4 결제 정보

• 결제 조건: 현금, 카드, 계좌이체 등 결제 방법
• 결제 기한: 결제 완료 예정 날짜

2.5 서명란

• 구매자와 판매자의 서명 또는 직인을 포함해 거래 확정을 문서화

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3. 발주서 작성 시 주의사항

발주서를 작성할 때는 거래의 신뢰성을 높이기 위해 아래 사항을 유의해야 합니다.

3.1 명확하고 간결한 표현

• 제품명, 수량, 금액 등 핵심 정보를 간단명료하게 작성
• 약어나 모호한 표현은 피하고 명확한 용어 사용

3.2 누락 방지

• 각 항목을 꼼꼼히 확인하여 필수 정보가 빠지지 않도록 주의
• 특히 납기일과 결제 조건은 구매자와 판매자 모두에게 중요한 정보

3.3 수정 이력 관리

• 주문 내용이 변경될 경우, 수정된 사항을 별도로 기록하거나 수정 발서를 작성

3.4 문서 보관

• 작성한 발주서는 전자문서 또는 인쇄본 형태로 보관하여 분쟁이나 오류 발생 시 증빙 자료로 활용

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4. 발주서 작성 예시

발주서(Order Form) 예시

발서(Order Form)	작성일 : 2024년 12월 11일
주문 번호: 2024-001	납기일: 2024년 12월 20일

구매자 정보

• 회사명: ABC 주식회사
• 담당자명: 홍길동
• 연락처: 010-1234-5678
• 주소: 서울특별시 강남구 테헤란로 123

판매자 정보

• 회사명: XYZ 상사
• 담당자명: 김영희
• 연락처: 010-9876-5432
• 주소: 경기도 성남시 분당구 서현로 45

주문 내용

제품명	모델번호	규격	수량	단가(원)	금액(원)
노트북	NB-12345	15인치	10	1,500,000	15,000,000
마우스	MS-54321	무선형	20	50,000	1,000,000

총금액: 17,600,000원 (부가세포함)
결제 조건: 납품 후 7일 이내 계좌이체

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5. 무료 발주서(Order Form) 양식 다운로드

발주서를 처음 작성하거나 양식이 필요한 경우, 아래에서 무료 양식을 다운로드할 수 있습니다.

5.1 다운로드 링크

• 🔗 발주서(Order Form) 무료 다운로드

5.2 추천 양식 사이트

1. 네이버 오피스: 간단하고 직관적인 템플릿 제공
2. 구글 드라이브 템플릿 갤러리: 다양한 양식 지원
3. 서식사이트: 엑셀 및 한글 파일 다운로드 가능

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6. 초보 실무자를 위한 팁

1. 자동화 도구 활용
   • 엑셀이나 구글 스프레드시트로 작성하면 단가 및 총 금액 자동 계산 가능
2. 체크리스트 활용
   • 발주서 작성 후 체크리스트로 누락된 항목이 없는지 확인
3. 전자문서화
   • PDF 저장 또는 전자서명 도구 활용으로 시간과 비용 절약

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결론

발주서(Order Form)는 거래의 첫 단계에서 중요한 역할을 하는 문서입니다. 작성 방법과 주의사항을 숙지하고, 무료 양식을 활용하면 초보 실무자도 신속하고 정확하게 작성할 수 있습니다.

지금 바로 무료 양식을 다운로드하고 실무에 적용해 보세요! 😊