거래명세서양식 거래명세서 작성방법 및 주의사항

거래명세서는 기업 간 거래에서 상품이나 서비스의 거래 내용을 상세히 기록한 문서입니다.

보통 거래를 시작하기 전에 주고 받는 문서가 견적서라면, 거래를 시작하면서 처음 주고 받는 문서가 거래명세서입니다. 거래명세서는 향후 세금계산서 또는 계산서 발행에 기초 자료로 활용되기 때문에 정확한 의미와 작성 방법을 숙지하여 작성하여야 합니다.

거래명세서는  거래하는 기업간의 투명성과 신뢰성을 확보하고, 재무 관리 및 회계 처리에 필요한 중요한 자료로 사용됩니다.

이번 글에서는 거래명세서의 정의, 작성 방법, 그리고 작성 시 유의해야 할 사항에 대해 알아보도록 하겠습니다.

그리고 거래명세서 양식 (거래명세서 양식 엑셀파일)을 공유 드리니 거래명세서양식도 같이 활용해보시기 바랍니다.

거래명세서 다운로드 작성방법

 

거래명세서란?

거래명세서는 거래 시 주고받는 상품이나 서비스의 내역, 수량, 단가, 금액 등을 자세히 작성한 문서입니다.

일반적으로 구매자와 판매자 간의 거래가 이루어질 때 사용되며, 거래의 명확성을 보장하고, 나중에 발생할 수 있는 분쟁을 예방하는 중요한 역할을 합니다. 거래명세서는 세금계산서 및 계산서를 발행하는 기초 자료이며, 회계장부에 정확한 거래 기록을 남기는 데 필요한 자료로 사용됩니다.

거래명세서 작성 방법

1. 기본 정보 기재: 거래명세서의 상단에는 구매자와 판매자 상호, 주소, 연락처 등의 기본 정보가 포함되어야 합니다. 이 정보는 거래 당사자를 명확히 식별하는 데 중요한 역할을 합니다.
2. 거래 내역 기재:  제공하는 상품이나 서비스의 상세 내역이 포함되어야 합니다.  품목명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 부가세, 총액 등을 기재합니다. 각 항목은 명확히 구분하여 기재해야 부가세 포함여부 등을 명확히 표기 하여야 합니다.
3. 거래 조건 명시: 거래명세서에는 거래 조건도 명확히 기재해야 합니다. 거래조건에는 결제 조건, 인도 방식, 배송 방법 등이 포함될 수 있습니다. 
4. 날짜와 번호 기재: 거래명세서에는 작성 날짜와 고유 번호를 부여해야 합니다. 이는 거래를 시간 순서대로 관리하고 추적하는 데 도움을 줍니다.

거래명세서 작성 시 유의사항

1. 정확한 정보 입력: 거래명세서에 기재되는 모든 정보는 정확해야 합니다. 특히, 금액이나 수량, 단가 등은 거래 금액과 직접적인 연관이 있기 때문에 정확하게 입력하고 계산되어져야 합니다. 제품이나 서비스의 규격 또한 동일한 제품에도 다른 규격이 있을 수 있으므로 제공되는 제품에 대한 정확한 규격을 입력하여야 합니다. 
2. 명확한 표현 사용: 거래명세서의 내용을 이해하기 쉽게 작성하는 것이 중요합니다. 불명확한 용어나 약어의 사용을 지양하고, 모든 내용을 명확하고 간결하게 작성해야 합니다. 특히 부가세 포함과 불포함 부분에 대한 명확한 표기를 하지 않을 경우 부가세 금액 만큼의 판매자와 구매자의 의견 차이가 발생할 수 있습니다. 작성시 이 부분에 대해 반드시 유념해야 합니다.
3. 법적 요건 준수: 거래명세서 작성 시 해당 국가나 지역의 법적 요구사항을 준수해야 합니다. 특히, 부가가치세와 같은 세금 관련 정보는 정확히 기재해야 하며, 관련 법규에 따라 서명이나 날인이 필요한 경우 이를 반드시 포함해야 합니다. 부가세는 공급가액의 10% 입니다.
4. 보관 및 관리: 거래명세서는 세금계산서 및 계산서를 발행하는 기초 증빙자료로 사용될 수 있으므로, 작성 후 반드시 일정기간 이상 보관해야 합니다. 전자문서일 경우 데이터 백업을 통해 안전하게 보관하고, 종이문서일 경우 습기나 훼손을 방지할 수 있는 환경에서 보관해야 합니다.

 

거래명세서양식 무료다운로드

위와 같이 거래명세서의 정의, 작성방법, 유의사항을 알아보았습니다.

거래명세서는 특정한 서식이 정해져 있는 것은 아니지만 일정한 형식과 필수항목이 있어야 합니다.

아래 서식은 기존적인 거래명세서 서식이므로 업무에 적적히 활용해 보시기 바랍니다.

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